Executive Assistant

Je ondersteunt de Engels sprekende CFO zodat zij haar werk zo efficiënt en effectief mogelijk kan doen. Je helpt haar met vertaling en controleren van Nederlandse documenten. Ook verricht je ondersteunende werkzaamheden voor het bestuur en de collega's van het hoofdkantoor. Het secretariaat bestaat uit 4 personen en er werken zo'n 30 personen op de locatie in Amsterdam. In totaal werken er 7500 mensen bij de organisatie wereldwijd.

HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?

Je hoofdtaak is het complexe agenda beheer voor de CFO, inclusief het boeken van reisarrangementen en het aanvragen van visa.
Je ontvangt bezoekers en handelt telefoongesprekken af voor de CFO op een vriendelijke en correcte manier. Je sorteert, distribueert en verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mail, en signaleert hierbij de urgentie. Je verzorgt correspondentie. Je assisteert de Assistant to the CEO bij administratieve of facilitaire taken. Je assisteert bij de organisatorische voorbereiding van vergaderingen, het opstellen van rapporten en actielijsten en het bewaken van de voortgang van actiepunten. Je houdt het archief bij en bent een back-up voor de andere assistenten. (en vice versa). Tevens kun je deelnemen aan projecten.

• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt 5 jaar relevante werkervaring.
• Je toont initiatief, bent discreet en hebt doorzettingsvermogen.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.
• Je kunt goed met MS Office overweg.
• Je bent proactief en hebt verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je werkt nauwkeurig en stressbestendig.
• Je bent pragmatisch, kunt zelfstandig werken en bent servicegericht.

• Een functie voor 36 tot 40 uur per week.
• Een bruto salaris van € 5000,00 op basis van 40 uur.
• Direct een jaarcontract bij de opdrachtgever met uitzicht op een vaste aanstelling.
• 8% vakantiegeld, 25% vakantiedagen en een pensioenregeling die volledig betaald wordt door de opdrachtgever.
• Laptop en mobiele telefoon.
• Dagelijks een uitgebreid en gezond lunchbuffet bekostigd door de opdrachtgever.
• Reiskosten op basis van openbaar vervoer worden 100% vergoed. Reiskosten op basis van eigen vervoer is 0,23 cent per km vanaf 10 km.
• Vergoeding van een preventieve gezondheidscontrole van maximaal € 500,00 (eens per 3 jaar).
• Een prachtige werkplek op de grachten in Amsterdam.

Onze opdrachtgever is een toonaangevend internationaal bedrijf in de gezondheidszorg gericht op het leveren van hoogwaardige en betaalbare pharmaceutische producten. Je komt te werken op het hoofdkantoor in Amsterdam voor het generieke pharmaceutische bedrijfssegment van de groep in heel Centraal- en Oost Europa, Centraal Azië en de Kaukasus. Vanuit dit hoofdkantoor worden de belangrijkste operationele activiteiten betreft de business, zoals productie, marketing en verkoop ondersteund om meer waarde te realiseren in de onderliggende activiteiten.